MS Excel Workbooks, Worksheets, Copy Sheet Option In Hindi – इस पोस्ट मे हम MS Excel के “Workbook”, “Worksheet” और “Move Or Copy” Sheet ऑप्शन के बारे मे जानेंगे तो सुरु करने के पहले मे बताना चाहूंगा की इस पोस्ट के पहले एक और पोस्ट लिखी गयी है Home Tab के बारे मे तो अगर आप ने मिस कर दिया है तो आप इसे नीचे दिए लिंक से देख सकते हैं।
तो आइये सुरु करते हैं –
सबसे पहले हम समझेंगे की “Workbook” , “Worksheet” क्या होती है और दोनों मे क्या अंतर होता है।
जब आप सबसे पहले कोई भी एक्सेल फाइल क्रिएट करते है तो पहले से ही उस फाइल मे एक शीट होती है और उसका नाम होता है “Sheet1” जिसे हम “Worksheet” के नाम से जानते है और ये “Worksheet” जिस एक्सेल फाइल मे होती है उसे “Workbook” कहते है।
जैसा की नीचे दिए गए स्क्रीन मे “Workbook” का नाम है “New Microsoft Excel Worksheet” और “Worksheet” का नाम है “Sheet1” ।
ये जान लेना बहुत जरुरी है की एक “Workbook” बिना “Worksheet” के नहीं बनायीं जा सकती है मतलब की “Workbook” मे कम से कम एक “Worksheet” होना जरुरी है और एक “Workbook” मे एक से ज्यादा “Worksheet” हो सकती है।
वही बिना “Workbook” के आप “Worksheet” को नहीं बना सकते है साथ ही ये भी जान ले की एक “Worksheet” के डाटा का उपयोग आप कई “Workbook” के “Worksheet” मे कर सकते है (फॉर्मूला के उपयोग से या फिर “Move Or Copy” Sheet ऑप्शन के द्वारा), ये सभी चीजों को हम प्रक्टिकली सीखेंगे ।
तो सबसे पहले ये समझे की क्यों “Move Or Copy” Sheet ऑप्शन की जरूरत पड़ती है, इसे एक प्रैक्टिकल example से जानेगे, तो मान लीजिये की आप के पास पहले से एक शीट है जिसमे employees का कुछ रिकॉर्ड है जैसे Employee की ID , Salary , Department और उस Employee की Location दी गयी है, अब हमने ये देख लिया है की कैसे हम इस डाटा को अच्छी तरीके से एक्सेल मे दिखा सकते है (ये हमने आलरेडी पिछली क्लास मे डिसकस कर लिया है – जिसका लिंक ऊपर दिया गया है)।
जैसा की ऊपर के इमेज मे आप देख सकते है की केवल एक है शीट है जिसका नाम “Salary” है,
और Workbook का नाम “Home_Tab_Format” है।
अब हम इस Workbook मे एक और Excel शीट जोड़ेंगे और नाम देंगे “SalaryFormat”
नोट करे की एक्सेल वर्कबुक मे शीट ऐड करने के दो कॉमन तरीके होते है जो की नीचे दिये गये है।
* आप कोई दूसरी शीट को उसी वर्कबुक मे कॉपी कर सकते है या फिर पूरी तरीके की नयी शीट क्रिएट कर सकते है।
अगर आप कोई दूसरी शीट को उसी वर्कबुक मे कॉपी कर रहे है तो फॉर्मेट भी कॉपी हो जाती है तो आप को फिर से फॉर्मेट पर काम नहीं करना पड़ता।
पर अगर आप ने पूरी तरीके से नयी शीट क्रिएट की तो आप को फॉर्मेट भी अपडेट करना पड़ेगा तो फैसला आप को ही लेना होता है।
प्रक्टिकली अगर नयी शीट का फॉर्मेट और डाटा पुरानी शीट जैसा ही है तो आप को पहला ऑप्शन सेलेक्ट करना चाहिए और अगर फॉर्मेट और डाटा डिफरेंट है तो आप को नयी शीट बनानी चाहिए।
तो चलिए देखते है दोनों ऑप्शन को
1– पुरानी शीट को कॉपी करके नयी शीट बनाना –
इसके लिए आप को पहले से मौजूद शीट के नाम के ऊपर माउस को ले जा कर राइट करना होता है तो आप को 10 ऑप्शन मिलते है उसी मे से एक ऑप्शन होता है “Move Or Copy” का जैसा की नीचे दिए हुवे इमेज मे है।
जब आप “Move Or Copy” सेलेक्ट करते है तो एक स्क्रीन मिलता है जो की नीचे दिया गया है
अब इस स्क्रीन मे नीचे दिए गए तीन स्टेप्स फॉलो करे
और जैसे ही आप तीसरे स्टेप पर क्लिक करते है तो पुरानी शीट नयी शीट मे कॉपी हो जाती है और नयी शीट का नाम Salary (2) हो जाता है
जाया मजे की बात ये है की सिस्टम आप के पूरी शीट के नाम को लेता है और उसे आगे (2) लगा देता है जैसे की हमारे केस मे पूसरी शीट का नाम “Salary” था और सिस्टम ने नयी शीट का नाम “Salary (2)” कर दिय।
अब हम इस नयी शीट का नाम चेंज कर लेते है , नयी शीट का नाम चेंज करने के लिए नयी शीट के नाम पर राइट क्लिक करे जैसे ही आप राइट क्लिक करते है तो आप को एक ऑप्शन मिलता है “Rename” का – इस ऑप्शन से आप शीट का नाम चेंज कर सकते है जैसा की मैंने किया है नीचे दिए गए स्क्रीन मे (मैंने नयी शीट का नाम “Advance Salary” रखा है।
तो इस तरह से आप नई शीट बना सकते है पुरानी शीट से कॉपी करके।
2 – पहले ऑप्शन मे हमने देखा की कैसे नयी शीट बना सकते है पुरानी शीट को कॉपी कर के अब दुसरे ऑप्शन मे देखेंगे की कैसे नयी शीट क्रिएट कर सकते है वो भी बिना कॉपी किये तो इस ऑप्शन के लिए आप को + आइकॉन पर क्लिक करना होता है जैसा की नीचे दिए गए स्क्रीन मे दिया है।
जैसे ही आप + पर कलसिक करते है वैसे ही नयी शीट क्रिएट हो जाती है जैसे की नीचे दिए गए स्क्रीन मे दिया है।
अभी आप देख सकते है की शीट का नाम “Sheet3” दिखा रहा है तो आप इसका नाम को बदल सकते है जैसा की मैंने किया है ऊपर के स्टेप मे , तो मैंने अभी नाम बदल करके “New Advance Salary” रख दिया है।
तो हमने इस क्लास मे सीखा की क्या MS Excel “Workbooks” , “Worksheets” होती है और साथ मे ये भी सीखा की कैसे हम Sheets को “Move Or Copy” कर सकते है।
थैंक यू।